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引入“单页打印成本”是关键

发布时间:2020-09-10 08:52 [ 打 印 ]

来源:中国政府采购报

——关于政府采购打印耗材问题的思考

 韩露

 

打印机、复印机是常用办公用品,所使用的墨盒、硒鼓等耗材,一般工作人员会习惯性地将其归类为低值易耗品,只有采购人员和财务人员才知道看似不起眼的耗材却是“小身材,大门道”。作为集中采购机构,中央国家机关政府采购中心(以下简称“国采中心”)一直致力于发挥平台优势,采购高性价比的打印耗材,为采购人节约财政资金,但是由于耗材行业自身特点和政府采购相关政策等原因,有关采购人反馈的耗材价格偏高、质量良莠不齐、采购执行方式零散等问题一直没有得到很好的解决。对此,国采中心总结现有问题,从实务工作角度提出意见建议,并将进一步探索新型采购执行方式。

 

政府采购市场打印耗材常见问题

 

“喧宾夺主”,耗材成本高于设备本身。以最常见的A4黑白双面打印机为例,《中央行政单位通用办公设备家具配置标准》中规定A4黑白打印机预算上限为1200元,最低使用年限为6年。批量集中采购中标的打印机一般价格为1000元左右,而适配的耗材价格约为400/支,以1台打印机每年消耗2支耗材来计算,1台打印机6年全生命周期共需使用资金5800元,而其中耗材占82.76%。打印机属于固定成本,而耗材就是变动成本,打印量越高则变动成本越高,占总成本的比例也就越高。因此,看似为“宾”的耗材其实才是真正消耗预算的“主”。

 

原装耗材需求量大于通用耗材。打印耗材按适配品牌分为原装耗材和通用耗材。其中,通用耗材一直为集中采购目录内产品,经常通过协议供货、定点采购方式进行采购;原装耗材为集中采购目录外产品,由采购人自愿选择采购执行方式。从国采中心采购数据和采购人意见建议来看,采购人普遍倾向于使用原装耗材。通用耗材和原装耗材对比见表1

 

原装耗材采购执行方式零散,没有“以量换价”。原装耗材属于集中采购目录外品目,由各采购人自行采购,主要有以下几种采购方式:一是从严管理,视同目录内品目,通过电子卖场、协议供货或定点采购方式进行采购;二是通过电商或传统线下供应商采购,各部门分散采购,统一报销;三是采购单位自行组织招标,由中标供应商负责随时供货;四是采购单位自行组织入围征集,形成“办公用品库”。无论是哪种方式,需求量都比较零散,没有形成量价关系,一定程度上造成了财政资金的浪费。

 

原因分析

 

一方面是行业原因。打印机、复印机行业的盈利主要来自耗材。打印机、复印机是充分竞争的行业,价格已经比较透明且稳定。而耗材具有“粘附性”较强的特点,采购人购买了打印机就一定会买原装耗材或与之适配的通用耗材,单个采购人的议价能力较弱。所以打印机、复印机行业普遍依靠耗材来盈利。

 

另外,耗材行业缺乏标准及监管。除原装耗材外,20201-7月期间,在国采中心电子卖场有交易量的通用耗材品牌达177个,基本适配了市面上所有打印机、复印机品牌。但这些耗材的质量却参差不齐,目前业界还没有统一的耗材标准,对于打印页数虚标和漏粉等问题的监管也不到位。

 

另一方面则是政府采购政策的原因,打印机预算限额偏低。大家普遍认为通用耗材价格较原装耗材低,其实不尽然。对于适配机型市场占有率高的耗材,厂商受利益驱动,进行研发、适配的积极性就高,竞争也比较激烈,价格自然会低。比如某知名品牌的打印机原装耗材为479元,而同类型通用耗材仅为70元左右;对于适配机型市场占有率低的耗材,通用耗材厂商的投入积极性不高,竞争不充分,价格较原装耗材优势有限,并且质量普遍不高。以需求量最大的A4黑白双面打印机为例,因为政府采购预算上限为1200元,而打印机整体市场占有率较高的惠普、富士施乐等品牌的同类型打印机的市场平均价格在3000元左右,出于成本考虑,近些年,这些市场占有率较高的品牌从未参与过A4黑白打印机批量集中采购项目,实际中标的都是市场占有率偏低的品牌。笔者发现,在政府采购行业中标的机型虽然其打印机本身价格低,但由于与其适配的通用耗材少、质量不稳定且价格优势不明显,采购人更愿意去购买价格较高的原装耗材。从打印机全生命周期来看,“低价打印机+高价原装耗材”的成本反而大于“高价打印机+低价通用耗材”的成本。

 

采购人需求量大的原装耗材没有纳入集中采购目录。打印耗材是典型的单价不高但需求数量庞大的品目,单支耗材很少会达到固定资产的标准,但是汇集起来就是一项巨大的支出。2020116日国采中心上线了电子卖场,截止到730日,共生成打印机、复印机耗材订单20726笔,耗材数量为9.7万支,成交额达4094万元。在只有少部分采购人采用从严管理模式自愿通过电子卖场采购的情况下,原装耗材就占到了打印耗材总成交额的70.56%,整体估计,全部采购人采购原装耗材占整个耗材成交额的比例将会达到90%以上,而因为原装耗材没有纳入集中采购目录,所以这些采购数据很难掌握。

 

关于在评审因素中引入耗材的可能性分析

 

面对打印耗材贵、适配的通用耗材少等采购人反映集中的问题,国采中心近年来一直在努力尝试通过评审环节加以解决,但效果有限。

 

在适配通用耗材数量方面,为防止供应商用政府专供型号投标,国采中心曾引入“适配通用耗材数量”作为评审因素,数量越多得分越高。实践中,各投标厂商均能列出4-8款不等的通用耗材,评分差距不大,而且这样只能证明市面确实有适配的通用耗材,但供货能力和产品质量却不能得以体现。

 

对于单页打印成本,由于打印机及复印机的耗材分为硒鼓、墨粉、感光鼓、载体、碳粉,成像鼓等多种形式,且支持的打印量不同,所以不能单独以耗材价格作为评审因素。国采中心采用了“鼓粉一体打印成本=硒鼓价格/硒鼓寿命”“鼓粉分离打印成本=(硒鼓价格/硒鼓寿命)+(墨粉价格/墨粉寿命)”作为评分项,供应商需明确耗材价格和支持的打印量。理论上来说,单页打印成本是能够很好评价耗材性价比的指标,但是由于耗材行业缺乏标准和监管,导致供应商填报的打印量无法得到切实的验证,有“劣币驱逐良币”的风险,采购人很难验收,集采机构也很难进行后期履约监管。

 

此外,打印机批量集中采购与耗材协议供货挂钩。打印机厂商在批量集中采购项目中填报耗材价格作为单页打印成本指标依据,经评审后,排名靠前的打印机厂商的原装耗材入围当期协议供货。这种方式通过批量采购与协议供货的联动,迫使打印机厂商在打印机与耗材之间做价格平衡,但是在实践中也存在问题:一是原装耗材进入协议供货后,采购人分散、随时采购,厂商也无法一次性形成规模,导致价格不会太低;二是耗材采购较打印机采购具有滞后性,即使当期价格合理,也无法保证未来几年的价格合理。

 

关于政府采购打印耗材的思考与建议

 

从全生命周期角度看待打印机与耗材的资金消耗,适当提高打印机、复印机预算上限。打印机和耗材虽然分属不同品目,且一个是资产,一个是“低值易耗品”,但是有打印机就一定需要使用耗材,二者实际上无法分开。如果只考虑资产管理,而忽视耗材则会造成全生命周期更高的使用成本。因此,建议相关主管部门适当提高打印机、复印机预算上限,在保证打印机充分竞争的同时也能促进原装耗材与通用耗材之间的竞争,从而降低全生命周期的使用成本。

 

将原装耗材纳入集中采购目录。打印耗材具有通用性强、采购单价低、采购总价高的特点,非常适合“以量换价”。建议将原装耗材纳入集中采购目录,由集采机构归集采购人需求,统一谈价格。

 

耗材行业主管部门出台相关标准,规范耗材市场。有了标准和监管,“单页打印成本”才能真正发挥评价作用,采购人也能买到货真价实的产品。

 

探索打印耗材团购。下一步,国采中心将试点耗材团购,由中心组织与原装耗材及通用耗材厂商谈判,采购人可随时通过电子卖场填报耗材型号和数量参与团购。

 

探索打印外包服务。采购打印机和耗材会涉及采购程序、财务报销、资产管理、维修服务、耗材备货等多项问题,耗费了大量人力、物力和财力。如果采用打印外包服务,由一家公司专门负责提供打印及维修服务,按打印量结算,则可以省去很多麻烦。一方面,供应商为了节约成本也会尽可能地选用全生命周期性价比最高的打印机与耗材组合,从而节省财政资金;另一方面,采购人既享受了即时服务也实现了轻资产管理,一举两得。

 

(作者单位:中央国家机关政府采购中心)